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Módulo 6: Rol de los centros de información

Unidad 6. Respuesta a emergencias

Proceso de activación y operación del centro de información

La OPS/OMS ha mencionado que el manejo de la información será más exitoso en la medida que se planifiquen y preparen los mecanismos para su recopilación, producción y divulgación (2009, pág. 41), por lo que resulta indispensable que el centro desarrolle un proceso de planificación para emergencias que incluya diferentes situaciones o condiciones en las que debe tomar acciones.

Entre los escenarios de acción posibles, se incluyen la afectación del centro por el evento adverso, el apoyo en emergencias nacionales o el apoyo en emergencias de ámbito internacional. Asimismo, debe planificar la intervención para el cumplimiento de las funciones propias del centro y el apoyo a las personas que forman los equipos para la toma de decisiones.

Al momento de una situación de emergencia el personal del centro debe activar el plan de atención de emergencia de modo tal que se aplique el siguiente orden de prioridades:

fase3 rojoGarantizar la seguridad del personal del centro, por medio de la aplicación del plan interno de respuesta a emergencias de la institución.

fase3 rojoVerificar la condición de familiares directos del personal del centro que, por la índole de sus tareas, deban asumir responsabilidades esenciales para la organización.

fase3 rojoEstablecer los vínculos institucionales y con la red de centros para garantizar la disponibilidad de información.

fase3 rojoDisponer de un equipo básico para atender las demandas de información.

 

Durante situaciones de emergencia es necesario que los centros amplíen sus horarios de servicio, por lo que se recomienda analizar cada caso específico. Aun cuando el COE funcione 24 horas al día no se considera indispensable que los centros asuman este tipo de horarios, máxime que no se cuenta con suficiente personal para ello.

La activación del centro en situaciones de emergencia tiene como objetivo garantizar el trabajo continuo en apoyo al manejo de información para la atención y seguimiento del evento adverso. Para ello el centro puede realizar coordinaciones previas que permitan:

 

Gestionar el apoyo extraordinario de especialistas temáticos:

Los centros de información podrán disponer de un esquema de trabajo por medio de voluntariado, convenios institucionales u otras formas de apoyo. La iniciativa consiste en disponer de especialistas técnicos en diversas áreas del conocimiento y en gestión de información que puedan colaborar durante las fases extraordinarias de activación para respuesta a emergencias.

Los equipos de trabajo deben ser capacitados sobre las técnicas y procedimientos del centro y la importancia de cumplir los horarios extraordinarios y fortalecer los procesos de consulta en línea mediante correo electrónico, sistemas de notificación como RSS y acceso a las redes sociales.

 

Establecer roles especiales de trabajo:

Los roles especiales de trabajo implican definir los niveles de intervención del centro en función de las alertas del país y los mecanismos de activación de las instituciones a las que pertenecen. En función de lo anterior, se identificará a los especialistas y los turnos de trabajo recomendados de modo tal que se disponga de por lo menos:

  • Un/a profesional en gestión de la información.
  • Un/a profesional en tecnologías de la información.
  • Un/a profesional responsable de coordinar las labores del centro

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