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Módulo 6: Rol de los centros de información

Unidad 5. Planificación y preparación para emergencias

Preparación de recursos, disponibilidad y divulgación de la información

En la fase previa a la ocurrencia de una situación de emergencia o desastre el centro debe conocer y tener identificadas las necesidades de información de los actores que intervienen en la respuesta a una situación de emergencia para preparar y mantener disponible y actualizada la información útil. Para ello puede realizar una encuesta con el funcionariado responsable de la atención de emergencias, en el COE o en las instituciones responsables.

Tomando como referencia lo establecido en las tablas 1 y 2 del presente módulo, corresponde a los centros de información:

  • Preparar los listados de referencias clasificadas por temas.
  • Organizar información básica para ser llevada a campo en forma impresa con formatos de fácil uso, tales como formularios y guías de campo.
  • Disponer de información en formato digital siempre y cuando el equipo de respuesta disponga de insumos, equipos y medios para acceder a la información.

En este sentido, se pueden preparar referencias, herramientas e instrumentos en CD/DVD o en línea por medio de portales de información, que estarán disponibles para todas aquellas personas que en sus respectivas misiones y escenarios de respuesta acceden a este tipo de medios de información.
Asimismo, es básico disponer de un set de formularios generales de registro de información, mapas, guías técnicas y otras herramientas necesarias sobre la organización, procedimientos operativos, normativa y recursos del país o sector correspondiente.

La información necesaria incluye:

  • Mapa físico, político y mapa de amenazas.
  • Indicadores sociales de país.
  • Normativa técnica por sector.
  • Herramientas e instrumentos operativos del sistema nacional de atención de emergencias.
    • Procedimientos operativos.
    • Guías de evaluación de daños según sector o actividad.
    • Normativa sanitaria de referencia.
  • Normas y procedimientos humanitarios de referencia:
  • Inventario de recursos y planes nacionales o locales de respuesta a emergencias.

También es importante disponer de un paquete básico de recursos de información, organizado por tipo de eventos y funciones de la respuesta. Para cada uno de los temas de gestión debe seleccionarse de cinco a diez documentos o bien resúmenes preparados por el mismo centro y que cumplan por lo menos las siguientes condiciones:

  • Actualizados, preferiblemente con no más de cinco años de antigüedad, salvo excepciones justificadas.
  • Debidamente validados por los organismos relacionados con la temática o bien por las autoridades oficiales de un país.
  • Disponibles en formatos fácilmente utilizables (en los programas de cómputo en los que fueron creados originalmente) o bien que el formato de los instrumentos y la calidad de impresión permitan una reproducción adecuada.
  • De preferencia bajo formatos de guía simple.
  • De corta extensión o fácil lectura.
  • Que obedezcan a estudios de casos relacionados con el evento y tema, o bien normativa de referencia.
  • Que no esté sujeto a restricciones o derechos de autor mayores al requerimiento de citar la fuente.

Para tener un panorama sobre los recursos disponibles en la actualidad el CRID ha creado un portal web1 con una selección de herramientas sobre preparativos y respuesta a emergencias y desastres, lo que constituye sin duda un recurso útil para que los centros puedan preparar su propia colección de información.

Sin embargo, no solo es importante tener la información preparada con antelación, sino ser capaz de divulgarla eficazmente para que sea realmente de utilidad durante la emergencia. Este proceso de divulgación involucra a múltiples actores que van desde la comunidad organizada, los equipos de respuesta en campo, los equipos de mando en las instituciones, hasta las máximas autoridades de los países.

Asimismo, los sistemas de prevención y atención de emergencias promueven la existencia de espacios de coordinación interinstitucional o intersectorial como el COE. Estos espacios son un escenario ideal para desarrollar la divulgación y el intercambio de la información.

En consecuencia, los centros de información deben establecer una estrategia para divulgar la información disponible mediante la publicación en línea de documentos, la impresión de materiales o el almacenamiento de documentos en medios electrónicos, en función de la demanda de información que genere la emergencia, su evolución y de la disponibilidad de acceso a la información por parte de los actores de la respuesta. Esta es una responsabilidad primaria del centro y se basa en la relación directa con los/as usuarios/as, sea en forma individual, con apoyo de otros centros de información o mediante un equipo oficial de respuesta.

En la fase de la emergencia, en un plazo máximo de 24 horas, el centro de información debe disponer de una sección específica en su página web que permita desplegar y descargar las referencias técnicas disponibles, y mostrar la información más reciente producida en el contexto de la emergencia. Esta sección debe actualizarse varias veces al día en los primeros momentos y después diariamente, en función de la evolución del acontecimiento. Además, la página web debe ofrecer información sobre el canal permanente de comunicación con el centro, ya sea por medio de correo electrónico, números telefónicos o comunicación en línea (vía chat, redes sociales, etc.), según las posibilidades de cada centro. El anexo 1 suministra una lista de fuentes de información en línea, con los enlaces correspondientes y la descripción de los servicios disponibles. La mayor parte de estas páginas disponen de sistemas de registro para usuarios/as, así como sistemas de notificación y alertas por medio de correo electrónico, mensajes SMS, notificaciones RSS y otros sistemas.

El manejo de esta información en línea permite al/a usuario/a obtener información útil para la respuesta a la emergencia y la toma de decisiones. Por ejemplo, desde que inició la temporada de huracanes en 2011, el CRID ha dado seguimiento a los huracanes Emily e Irene, que si bien no han sido emergencias de gran magnitud, han generado diversos recursos de información por parte de los organismos internacionales y nacionales especializados en la gestión del riesgo.

Para la recopilación de esta información fue necesario revisar constantemente las páginas web de OPS, UNISRD, FICR, OCHA, Redhum, Reliefweb, ministerios de salud y comisiones nacionales de emergencia de las zonas afectadas.

Al tratarse de eventos con impactos no muy elevados, fue suficiente con actualizar la información diariamente y ponerla a disposición de los/as usuarios/as en una sección específica en la página web del CRID, que incluía la evolución de los fenómenos, sus impactos sobre la población, dos paquetes básicos de información sobre huracanes e inundaciones, informes de situación y enlaces a instituciones de referencia, como el Centro Nacional de Huracanes de Estados Unidos (NOAA) o la Agencia Caribeña de Respuesta a Emergencias por Desastres (CDEMA), entre otros. Además, se difundió la existencia de este material en las páginas oficiales del CRID en Facebook y en Twitter.

Las redes sociales brindan información en tiempo real sobre lo que está sucediendo a las personas que están en medio de la emergencia. A su vez, estas personas se convierten en fuentes de información de las agencias humanitarias y de los gobiernos, que se pueden hacer una idea más realista del acontecimiento y actuar con más probabilidades de éxito.

Por lo tanto, especial relevancia cobra en este sentido la construcción de espacios en las redes sociales donde se publique la información más relevante, ya que cada vez son más las personas que recurren a su uso durante las emergencias. Las más utilizadas hoy en día son Facebook y Twitter, que, además, permiten la interactuación con los/as usuarios/as y favorecen el mejor conocimiento de sus demandas y necesidades durante los desastres.

Estos espacios deben estar identificados como páginas oficiales de la institución y darse a conocer como tal, ya que después del evento se multiplican los grupos y páginas dedicados a brindar apoyo e información sobre el acontecimiento y se tiende a confundir cuáles son las fuentes de información.

 

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1 El portal Herramientas para Preparativos y Respuesta del CRID http://preparativosyrespuesta.cridlac.org ofrece más de 350 documentos técnicos a texto completo y de fácil acceso, distribuidos a modo de catálogo con los temas más recurrentes durante los preparativos y respuesta a emergencias y desastres.

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