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Consideraciones previas para la elaboración de un plan de comunicación

fase3_rojoPaso 1. Conocer el entorno del centro de información

Implica analizar y comprender el medio en el que se desenvuelve el centro de información: interno (dentro de la organización) y externo (prestando mayor atención a las instituciones de interés del centro).

En la Unidad 2. Lineamientos para la planificación de un centro de información del Módulo 1 puede encontrar mayor información sobre los elementos del entorno externo e interno.

También puede revisar en la Unidad 3 del Módulo 1 las pautas para evaluar algunas áreas prioritarias del centro de información. Allí se explica brevemente cómo emplear el análisis FODA (DAFO, en inglés) para evaluar el entorno. Si desea profundizar, en los siguientes artículos encontrará más información:

fase3_rojoPaso 2. Identificar los grupos de interés

El plan de comunicación debe contemplar los grupos de interés a los que irán dirigidas sus acciones. En este punto es muy importante identificar la percepción del/de la usuario/a sobre el centro para aplicar la estrategia de comunicación y promoción más adecuada. 

Al identificar los grupos de interés, se garantiza la pertinencia de la información y se puede dar mejor supervisión sobre si les llegó y de su utilidad. 

Para este Toolkit, el público objetivo del centro de información son los actores del ámbito de la gestión del riesgo y áreas afines como autoridades, donantes, medios de comunicación y usuarios/as del centro.

En caso de que quiera saber más sobre las pautas para la elaborar estudios de mercado o de usuarios/as para apoyar los planes de promoción y comunicación del centro, los siguientes artículos le pueden ayudar:

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fase3_rojoPaso 3. Determinar los objetivos 

Para determinar los objetivos del plan de comunicación, debe responder a la pregunta: ¿Qué se desea lograr? (Informar, motivar, etc.).

Los objetivos deben ser concretos, factibles, medibles y alineados con la estrategia general del centro y de la institución a la que este pertenece; y deberá ordenarlos en función de su prioridad e importancia.

Sobre elaboración de objetivos, vea más detalles en la Unidad 2. Lineamientos para la planificación de un centro de información del Módulo 1. Puede ampliar la información en el artículo Marketing plan objectives.

fase3_rojoPaso 4. Definir las estrategias y actividades 

Una vez que haya establecido las estrategias, deberá determinar las actividades para ejecutar el plan.

Los centros de información pueden aprovechar actividades como las relaciones públicas, publicaciones (por ejemplo, folletos y boletines), sitios web interactivos, presentaciones públicas, blogs, wikis y podcasts, entre otras. 

Para conocer más sobre la aplicación de las nuevas tecnologías para la promoción de centros de información, consulte los siguientes artículos:


Relaciones públicas e imagen del centro

El objetivo de las relaciones públicas es vender el centro de información como un todo, es decir, sus productos y servicios en conjunto, a través de la difusión de una imagen o identidad y un mensaje claro (por ejemplo, los objetivos, visión y misión) a la comunidad de usuarios/as a la que se quiere llegar. 

Para ello, al crear la imagen del centro de información es muy útil:

  • Identificar grupos de interés para conocer qué esperan del centro.
  • Desarrollar y mantener relaciones interinstucionales, asociaciones y alianzas con los actores de la gestión del riesgo.
  • Desarrollar actividades y medios de promoción y difusión. Por ejemplo: boletines, notas de prensa o notas informativas.

Un ejemplo de manual de imagen institucional es el sitio web Guidelines for the production of visibility material de ECHO. En él se puede descargar el logo y el nombre oficial de esa entidad a fin de enlazarlo correctamente en otras páginas web.

Los siguientes enlaces brindan más información sobre las relaciones públicas en los centros de información o bibliotecas: 

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fase3_rojoPaso 5. Identificar los recursos y medios 

Los centros de información deben establecer los recursos y medios necesarios para ejecutar el plan de promoción y comunicación como un cronograma de actividades (por ejemplo, el uso del diagrama de Gantt), presupuesto (ver en el Módulo 1) y evaluación del plan.

En la Unidad 2 de este módulo podrá ver las actividades sugeridas por el Toolkit.

Si necesita más información sobre la identificación de los recursos y medios para la ejecución del plan de promoción y comunicación, puede consultar:

fase3_rojoPaso 6. Establecer los mecanismos de seguimiento y evaluación

Necesita realizar una evaluación del impacto del plan de comunicación para saber si se han logrado los objetivos planteados: por ejemplo, incremento del número de visitas al sitio web del centro de información.

En el plan también debe establecer mecanismos de monitoreo o seguimiento que complementan su evaluación periódica.

Con frecuencia los mecanismos más utilizados son, entre otros: 

  • visitas al sitio web;
  • seguimiento a través de encuestas y entrevistas;
  • número de notas informativas en los medios;
  • comentarios de los/as usuarios/as.

¿Desea saber más sobre el establecimiento de mecanismos de control? Lea el artículo Control procedures.

 

Ejemplos de planes de comunicación y promoción de centros de documentación y bibliotecas

 

El Manual para promotores de bibliotecas de la ALA (American Library Association) brinda pautas y un modelo de plan de promoción y comunicación para las bibliotecas y centros de información. A continuación encontrará una lista, a modo de ejemplo, de algunos planes de promoción:

También recomendamos visitar How to Write a Marketing Plan (Cómo redactar un plan de marketing).

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