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Módulo 2: Gestión de información

Unidad 1. Formación y desarrollo de colecciones digitales

Paso 4. Almacenamiento y organización de los documentos digitales

Metodología para la organización

Este paso del proceso consiste en la organización y el almacenamiento de toda la información recopilada. ¿Cuál es la mejor forma de hacerlo? El Toolkit propone una metodología desarrollada por el CRID para la organización de los ficheros que contienen los documentos digitales. La ventaja de este método es que permite fácil acceso y ubicación.

Esta metodología se compone de las siguientes etapas:

  • Estructura de carpetas de los documentos digitales (directorios)
  • Nomenclatura de los directorios o carpetas que contienen documentos digitales
  • Nomenclatura de los archivos de documentos digitales
  • Archivo para la portada del documento

A continuación las conoceremos en detalle.

 

Estructura de carpetas de los documentos digitales (directorios)

El siguiente diagrama muestra la estructura de carpetas utilizada para el almacenamiento de documentos digitales o directorios.


m2u1_carpetas_1

 

Observe los siguientes detalles:

  • En la parte superior (primer nivel) hay una carpeta única que contiene toda la estructura de almacenamiento.
  • Las carpetas del segundo nivel corresponden a los tipos de formatos de archivos digitales usados en la metodología. En este caso: PDF y TIFF.
  • El tercer nivel  corresponde a los idiomas de los documentos.

Es recomendable almacenar los archivos en los formatos TIFF y PDF, procurando que sean copias fieles. Cada documento digital debe tener su respectiva carpeta en cada formato.

 

herramienta

PDF (Portable Document Format)

Este formato brinda portabilidad y fácil lectura.

TIFF (Tagged Image File Format)

Este formato sirve de backup y como archivo maestro para modificaciones futuras.

 

Siempre se debe ofrecer la opción de descargar el PDF completo. En algunos casos, por razones de conectividad —ancho de banda—, los archivos resultan muy pesados y difíciles de bajar completamente. Cuando así sea, se recomienda seccionar el PDF del documento. Al hacerlo, recuerde:

  • No seccione el documento más de lo necesario.
  • Utilice como guía la tabla de contenido para no dejar ideas o temas cortados.

A partir de los 25 megabytes, es recomendable pensar en dividir el documento. Esta cifra es una referencia que variará a medida que avance la tecnología. Observe el siguiente ejemplo:

cons-almacenamiento

 

Recuerde que el centro de información siempre debe proporcionar la descarga del PDF completo.

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Nomenclatura de los directorios

Siempre debe nombrar la carpeta con el prefijo "doc" seguido por el número de identificación del documento asignado en la base de datos.

m2u1_doc_identificacion

m2u1_carpetas_2

 

Observe en el ejemplo anterior que para el documento con número de identificación 12 en español, la nomenclatura es doc12.

 

Nomenclatura de los archivos de documentos digitales

Este procedimiento aplica igual para los archivos TIFF o PDF, y depende de la división que se haga del documento.

  • Un único archivo
    Si el archivo no se secciona debe nombrarlo como 

m2u1_doc_identificacion_guion_contenido

         Por ejemplo: 

m2u1_doc_contenido

 

  • Archivo dividido de acuerdo a las secciones del documento
    Si las secciones del documento corresponden a portada, introducción, contenido, anexo, apéndice o contraportada, debe nombrarlas de la siguiente manera:                                                                         
    • Portada e introducción: doc12-introduccion.pdf
    • Contenido: doc12-contenido.pdf
    • Anexo: doc12-anexo.pdf
    • Apéndice: doc12-apendice.pdf
    • Contraportada: doc12-contraportada.pdf
  • Archivo dividido según otro criterio
    Si el documento se dividió en varios archivos y no sigue la estructura de secciones anterior, debe utilizar como referencia la estructura lógica del documento en capítulos o partes bien definidas. No deje ideas inconclusas en una sección al separarlas inapropiadamente.

Observe el siguiente ejemplo:

m2u1_nomenclatura_sugerida

 

Observe que el documento electrónico se divide explícitamente en capítulos y que su número de identificación es 12.

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Archivo para la portada del documento

Una vez nombrados los documentos, debe enfocarse en la portada. Esta debe ser un archivo en formato JPEG que debe:

  • Medir 115 x 155 píxeles.
  • Nombrarse 

m2u1_doc_identificacion_guion_portada

  • Almacenarse en la carpeta correspondiente al documento que se está procesando.

Observe un ejemplo del contenido de la carpeta para el documento número 12 (doc12):


m2u1_carpetas_3

 

importante

Recuerde siempre que:

Los nombres de los archivos del documento electrónico no deben incluir letras mayúsculas, tildes, eñes o cualquier otro carácter especial.

No incluir esos caracteres asegura la compatibilidad con cualquier sistema operativo y medio de almacenamiento. Además, aumenta la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar estas colecciones digitales en un marco tecnológico y organizativo que cambia con mucha rapidez.

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