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M贸dulo 2: Gesti贸n de informaci贸n

Unidad 1. Formaci贸n y desarrollo de colecciones digitales

Paso 4. Almacenamiento y organizaci贸n de los documentos digitales

Metodolog铆a para la organizaci贸n

Este paso del proceso consiste en la organizaci贸n y el almacenamiento de toda la informaci贸n recopilada. 驴Cu谩l es la mejor forma de hacerlo? El聽Toolkit propone una metodolog铆a desarrollada por el CRID para la organizaci贸n de los ficheros que contienen los documentos digitales. La ventaja de este m茅todo es que permite f谩cil acceso y ubicaci贸n.

Esta metodolog铆a se compone de las siguientes etapas:

  • Estructura de carpetas de los documentos digitales (directorios)
  • Nomenclatura de los directorios o carpetas que contienen documentos digitales
  • Nomenclatura de los archivos de documentos digitales
  • Archivo para la portada del documento

A continuaci贸n las conoceremos en detalle.

Estructura de carpetas de los documentos digitales (directorios)

El siguiente diagrama muestra la estructura de carpetas utilizada para el almacenamiento de documentos digitales o directorios.


m2u1_carpetas_1

Observe los siguientes detalles:

  • En la parte superior (primer nivel) hay una carpeta 煤nica que contiene toda la estructura de almacenamiento.
  • Las carpetas del segundo nivel corresponden a los tipos de formatos de archivos digitales usados en la metodolog铆a. En este caso:聽PDF y TIFF.
  • El tercer nivel聽 corresponde a los idiomas de los documentos.

Es recomendable almacenar los archivos en los formatos TIFF y PDF, procurando que sean copias fieles. Cada documento digital debe tener su respectiva carpeta en cada formato.

herramienta

PDF (Portable Document Format)

Este formato brinda portabilidad y f谩cil lectura.

TIFF (Tagged Image File Format)

Este formato sirve de backup y como archivo maestro para modificaciones futuras.

Siempre se debe ofrecer la opci贸n de descargar el PDF completo. En algunos casos, por razones de conectividad聽鈥攁ncho de banda鈥,聽los archivos resultan muy pesados y dif铆ciles de bajar completamente. Cuando as铆 sea, se recomienda seccionar el PDF del documento. Al hacerlo, recuerde:

  • No seccione el documento m谩s de lo necesario.
  • Utilice como gu铆a la tabla de contenido para no dejar ideas o temas cortados.

A partir de los 25 megabytes, es recomendable pensar en dividir el documento. Esta cifra es una referencia que variar谩 a medida que avance la tecnolog铆a. Observe el siguiente ejemplo:

cons-almacenamiento

Recuerde que el centro de informaci贸n siempre debe proporcionar la descarga del PDF completo.

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Nomenclatura de los directorios

Siempre debe nombrar la carpeta con el prefijo "doc" seguido por el n煤mero de identificaci贸n del documento asignado en la base de datos.

m2u1_doc_identificacion

m2u1_carpetas_2

Observe en el ejemplo anterior que para el documento con n煤mero de identificaci贸n 12 en espa帽ol, la nomenclatura es doc12.

Nomenclatura de los archivos de documentos digitales

Este procedimiento aplica igual para los archivos TIFF o PDF, y depende de la divisi贸n que se haga del documento.

  • Un 煤nico archivo
    Si el archivo no se secciona debe nombrarlo como聽

m2u1_doc_identificacion_guion_contenido

聽 聽 聽 聽 聽Por ejemplo:

m2u1_doc_contenido

  • Archivo dividido de acuerdo a las secciones del documento
    Si las secciones del documento corresponden a portada, introducci贸n, contenido, anexo, ap茅ndice o contraportada, debe nombrarlas de la siguiente manera: 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽 聽聽
    • Portada e introducci贸n: doc12-introduccion.pdf
    • Contenido: doc12-contenido.pdf
    • Anexo: doc12-anexo.pdf
    • Ap茅ndice: doc12-apendice.pdf
    • Contraportada: doc12-contraportada.pdf
  • Archivo dividido seg煤n otro criterio
    Si el documento se dividi贸 en varios archivos y no sigue la estructura de secciones anterior, debe utilizar como referencia la estructura l贸gica del documento en cap铆tulos o partes bien definidas. No deje ideas inconclusas en una secci贸n al separarlas inapropiadamente.

Observe el siguiente ejemplo:

m2u1_nomenclatura_sugerida

Observe que el documento electr贸nico se divide expl铆citamente en cap铆tulos y que su n煤mero de identificaci贸n es 12.

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Archivo para la portada del documento

Una vez nombrados los documentos, debe enfocarse en la portada. Esta debe ser un archivo en formato JPEG que debe:

  • Medir 115 x 155 p铆xeles.
  • Nombrarse聽

m2u1_doc_identificacion_guion_portada

  • Almacenarse en la carpeta correspondiente al documento que se est谩 procesando.

Observe un ejemplo del contenido de la carpeta para el documento n煤mero 12 (doc12):


m2u1_carpetas_3

importante

Recuerde siempre que:

Los nombres de los archivos del documento electr贸nico no deben incluir letras may煤sculas, tildes, e帽es o cualquier otro car谩cter especial.

No incluir esos caracteres asegura la compatibilidad con cualquier sistema operativo y medio de almacenamiento. Adem谩s, aumenta la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar estas colecciones digitales en un marco tecnol贸gico y organizativo que cambia con mucha rapidez.

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