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Módulo 2: Gestión de información

Unidad 1. Formación y desarrollo de colecciones digitales

Paso 3. Digitalización

¿Qué es la digitalización?

Al realizar la recopilación, es posible que mucha documentación importante se encuentre en soportes físicos. Esta información requiere ser digitalizada bajo un estricto control de calidad que aplique métodos, políticas y estándares que abarquen tanto el proceso en sí como el resultado final.

 

concepto

Digitalización

La digitalización es el proceso que captura, recupera y convierte en formato digital el contenido de un recurso de información.

 

La digitalización trae muchos beneficios a la gestión de la información.

 

 

Para saber más sobre cómo aplicar el control de calidad al proceso de digitalización, haga clic en el siguiente enlace y revise el punto 2.2 de las Directrices para proyectos de digitalización y fondos de dominio público en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos.

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Requerimientos para la digitalización de documentos

 

importante

Importante

Antes de iniciar este tema, revise el material sobre Recursos tecnológicos y humanos, de la Unidad 2 del Módulo 1.

 

 

m2u1_recursos_necesarios_digitalizacion

 

Conozca aquí en detalle las características de cada uno de estos recursos.

 

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Proceso de la digitalización de documentos

El Toolkit se centra en el proceso de digitalización de documentos. Sin embargo, proporciona algunas orientaciones básicas e información complementaria sobre digitalización de imágenes y fotografías y digitalización de audio y video.

  • Digitalización de documentos impresos. Para la digitalización de documentos se propone seguir la metodología del CRID. Según esta, se debe organizar todos los documentos (impresos o digitales) en una base de datos. La digitalización se debe hacer escaneando los documentos según las instrucciones del Manual de digitalización de información impresa, disponible aquí.
    Cuando finalice el escaneo, debe continuar con el Paso 4: Almacenamiento y organización de los documentos digitales.

  • Digitalización de imágenes y fotografías. Si se requiere digitalizar imágenes, es importante saber que el procedimiento tiene criterios diferentes al de documentos. Haga clic aquí para acceder a un tutorial de la Universidad de Cornell sobre digitalización de imágenes.
  • Digitalización de audio y video. La digitalización de audio y video requiere de un procedimiento específico. En este enlace a la biblioteca institucional de la Universidad de Colima encontrará información sobre la metodología para digitalizar documentos, imágenes, audio y video.

Independientemente del tipo de material que se vaya a digitalizar, siempre se recomienda utilizar algún sistema de registro y de control. De esta forma se evita la duplicación del trabajo y se da seguimiento del proceso.

 

importante

Se puede crear un sistema de control muy simple con ayuda de una hoja de Excel o una pequeña base de datos en Access.

En él se debe incluir el número de identificación del documento, digitalizador, estado del proceso y fecha de digitalización si el proyecto ya concluyó.

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