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Módulo 2: Gestión de información

Unidad 1. Formación y desarrollo de colecciones digitales

Paso 2. Ingreso de recursos a las bases de datos

Descripción y registro de la información

Una vez seleccionados los recursos de información, es momento de ingresarlos en la base de datos del centro de información.

Para esto, debe describir y registrar el material en la base, identificando todos los elementos que lo describen:

  • Autor
  • Título
  • Editorial
  • Fecha de publicación
  • Paginación
  • Resumen
  • Notas
  • Palabras claves (descriptores)

 

¿Qué metodología debe seguir para realizar correctamente este proceso? En este caso, el CRID recomienda utilizar la metodología LILACS (Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud), desarrollada por el Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (BIREME/OPS/OMS), basada en estándares internacionales. 

herramienta

Metodología LILACSLa metodología LILACS es un conjunto de herramientas (normas, manuales, guías y aplicativos) para la selección, descripción, indización y generación de bases de datos.

 

Si quiere saber más sobre las herramientas que ofrece, haga clic aquí.

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Análisis del contenido de la información

El objetivo de esta etapa es describir, de la mejor manera posible, el contenido de un recurso de información mediante la asignación de palabras clave o descriptores. Esto facilitará la recuperación de la información.

El análisis de contenido implica dos procesos:

 

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A continuación se describirán en detalle cada uno de estos procesos y las recomendaciones para ejecutarlos correctamente.

 

Proceso de indización

Para indizar, se debe seleccionar conceptos que representen el contenido de un recurso de información y asignarlos como descriptores. Estos descriptores puede extraerlos de un lenguaje libre o controlado.

  • Lenguaje libre: términos que no se encuentran normalizados y que se asignan libremente.
  • Lenguaje controlado: términos que pertenecen a un listado previamente elaborado a fin de garantizar el acceso a la información mediante términos estandarizados en una disciplina específica.
herramienta

Vocabulario Controlado sobre Desastres (VCD)

El Vocabulario Controlado de Desastres es una herramienta de análisis de contenido de información bibliográfica que puede ser utilizada también como una obra de referencia sobre terminología de desastres.

 

El VCD es un ejemplo de lenguaje controlado. Aquí puede ahondar en el tema. 

Igualmente, se pueden utilizar otras terminologías para realizar la indización. ¿Quiere conocer otras? Hágalo aquí.

 

Recomendaciones para la indización

Dada la importancia del proceso de indización para garantizar la recuperación de la información, hay que tener muy presente lo que se requiere de ella. 

m2u1_recomendaciones_indizacion

 

¿Cómo se lleva a cabo la indización?

En primer lugar se debe revisar el recurso de información. Se debe hacer una evaluación general del contenido para identificar los temas y el tipo de documento. 

  • Título
  • Introducción
  • Tabla de contenidos o índice
  • Resumen
  • Conclusiones
  • Descriptores o palabras clave provistos por los/as autores/as o editores/as

En segundo lugar es necesario seleccionar y asignar descriptores. Es importante determinar el tipo de lenguaje que se utilizará y aplicar las consideraciones antes indicadas.

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Elaboración de resúmenes

El resumen es parte fundamental del análisis del contenido. Al igual que el proceso de indización, los resúmenes facilitan la recuperación de los recursos.

concepto

Resumen

El resumen es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento. No debe incluir interpretación crítica, ni mención del/de la autor/a. Debe servir de primera aproximación al contenido del recurso.

 

En función de la necesidad, se puede emplear uno de los tres tipos de resumen:

  • Resumen descriptivo (50-100 palabras). Presenta los enunciados principales del documento, sin explicaciones detalladas. Explica de qué trata, a qué hace referencia y sirve de alerta al usuario para decidir si le interesa o no la consulta del documento. 
  • Resumen informativo (100-200 palabras). Ofrece una descripción completa del documento, proporcionando datos de los métodos utilizados en la investigación, el empleo de equipos y resultados de su aplicación. Destaca todos los aspectos relevantes del documento. 
  • Resumen descriptivo-informativo. Es un resumen que mezcla de los dos anteriores. Presenta los datos principales del documento y al mismo tiempo incluye su alcance y aplicación.

 

Tras seleccionar el tipo de resumen que más se ajusta a las necesidades del centro de información, es momento de elaborarlo. 

¿Quiere profundizar en el tema de la elaboración de resúmenes, o tal vez ver algunos ejemplos? Revise el Manual de la Base de Datos Bibliográfica de la Biblioteca Virtual de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental de la Organización Panamericana de la Salud.

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Registro de la información

Una vez analizada la información, es momento de ingresarla en la base de datos. El Toolkit ofrece un Sistema de Gestión de Bases de Datos en dos versiones: CDS/ISIS y MySQL. Este incluye seis bases de datos que le permiten registrar:

  • Documentos
  • Recursos multimedia
  • Directorios de instituciones
  • Cursos y eventos
  • Noticias
  • Sitios web relacionados

 

Independientemente de la que se elija utilizar, ambas versiones de Sistema de Gestión de Bases de Datos tienen una estructura y funcionalidad similar que permiten:

  • Crear, modificar y eliminar registros de los recursos de información.
  • Cambiar  y actualizar las estructuras de las bases de datos:
    • Agregar nuevos campos a las bases de datos
    • Cambiar las hojas de ingreso de información (agregar y eliminar campos)
  • Imprimir los registros a través de listados alfabéticos.
  • Utilizar el Vocabulario Controlado sobre Desastres (VCD).
  • Controlar la calidad garantizando que los campos de carácter obligatorio siempre tengan los datos correspondientes.

 

¿Cuál versión de Sistema de Gestión de Bases de Datos se debe utilizar?

La selección de la versión depende de los recursos del centro de información y del soporte tecnológico con que cuente. Ambas versiones permiten el ingreso de los recursos de información a las bases de datos.

 

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Una vez que ha elegido el sistema de base de datos que utilizará en el centro de información, en la Plataforma de Gestión de Productos y Servicios del Toolkit podrá descargar el sistema seleccionado. En la siguiente presentación encontrará los detalles de instalación del Toolkit.

Descargar e instalar el Toolkit

 

 

Si desea saber cuáles son los requerimientos técnicos mínimos necesarios para la instalación de estos productos, ingrese al Módulo 4: Tecnologías de información y comunicación. Y en la sección de Documentación y Manuales de la Plataforma del Toolkit encontrará los manuales de instalación de los sistemas de bases de datos. 

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