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Módulo 1: Planificación del centro de información

Unidad 2. Lineamientos para la planificación de un centro de información

Fases de la planificación

¿Qué es planificación?

 

concepto

Planificación

La planificación es un proceso continuo que establece los objetivos, las estrategias, las actividades y los recursos necesarios para el logro de los objetivos establecidos por la institución y/o el centro de información.

 

¿Para qué sirve la planificación?

La planificación sirve para:

  • mejorar la toma de decisiones orientadas a un mejor desempeño del centro;
  • dotar a la organización de metas que se conviertan en fines;
  • establecer prioridades, concentrándose en las fortalezas de la organización y ayudando a tratar los problemas de cambios en el entorno externo e interno;
  • diseñar estrategias que se concreten en proyectos de actuación;
  • definir las actividades que deben realizarse, cuándo hacerlas, qué medios son necesarios y cuáles están disponibles;
  • garantizar y brindar sostenibilidad del centro de información.


Al iniciar la planificación de un centro de información, usted se puede encontrar con dos escenarios:

  • Tener que crear un nuevo centro de información.
  • Tener que planificar las actividades de uno ya existente.

Tenga en cuenta que, en cualquiera de estos escenarios, el centro de información es parte de una organización (entorno interno) y de una sociedad determinada (entorno externo). A la hora de planificar, debe considerar estos aspectos.

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fase3_rojoFase 1. Análisis de la situación

En esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la organización que alberga o albergará el centro de información. De esta forma, usted podrá determinar sus puntos fuertes y débiles y sus oportunidades y amenazas. Puede hacerlo con un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

factores_entorno_externo

factores_entorno_interno

fase3_rojoFase 2. Definición de la visión, misión, objetivos y metas

 

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Visión

La visión es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: cómo queremos vernos, como institución, en un futuro definido.

La declaración de la visión debe responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué tratamos de conseguir?
  • ¿Cuáles son nuestros valores?
  • ¿Cómo produciremos resultados?
  • ¿Cómo nos enfrentaremos al cambio? 
  • ¿Cómo conseguiremos ser competitivos?

 

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Misión

La misión es una declaración, aprobada por la institución de la que depende el centro de información, en la que se describen los objetivos generales de la organización y su oferta de servicios y productos (Norma ISO 11620, "Información y documentación: Indicadores de rendimiento bibliotecario”).

La misión responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes somos?
  • ¿Qué nos hace diferentes?
  • ¿Cuáles son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as?
  • ¿Cuál es nuestro “para qué”?

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Los objetivos y las metas

Los objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de planificación del centro de información y, posteriormente, nos ayudarán a la evaluación de sus resultados.

A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben:

  • apoyar la misión del centro;
  • responder a las características e información sobre los/as usuarios/as;
  • considerar la cobertura o falta de recursos del centro de información.
 
¿Por qué son importantes los objetivos y las metas?

Los objetivos y las metas son importantes porque:

  • guían la toma de decisiones de las personas encargadas de la planificación;
  • informan a los/as usuarios/as y al personal del centro sobre las actividades que se van a destacar;
  • ayudan al centro a conseguir sus propósitos; 
  • proveen una base para el desarrollo de las actividades y tareas.

 

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Meta

Una meta es un propósito general, amplio y a largo plazo que describe una condición deseada o futura hacia la cual el centro de información avanza durante los próximos tres o cinco años. Se puede expresar desde el punto de vista del centro o del/de la usuario/a, debe estar en armonía con la misión, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.

 

concepto

Objetivo

Un objetivo es un propósito a corto plazo. Describe los resultados que deben conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible, realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo de acción. Cumplir los objetivos ayuda al centro a alcanzar sus metas, roles y misión.

fuente

 

Para que le resulte más fácil de comprender, puede revisar el ejemplo de visión, misión y objetivos del CRID. Haga clic aquí

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fase3_rojoFase 3. Identificación de actividades y determinación de recursos necesarios para la puesta en marcha de un centro de información virtual

 

En esta etapa usted debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.

Revisar este ejemplo de actividades identificadas por el CRID puede serle de gran utilidad.


Recursos necesarios para la creación de un centro de información

Al crear un centro de información, tenga en cuenta cuáles son los recursos básicos:

 

Recursos de información

Son las fuentes de información y los materiales que el centro pone a disposición de los/as usuarios/as. Para saber más, vea el Módulo 2. Gestión de la información.

 

Recursos humanos

A continuación encontrará la conformación del equipo del centro de información. Tome en consideración que una sola persona puede asumir varios roles.

recursos_humanos_internos_externos


Es importante saber cuáles son los requisitos y funciones de cada puesto. Aquí los puede consultar.

Si, además, quiere tener más información sobre la evaluación de los recursos humanos del centro, vaya a la Unidad 3. La evaluación del centro de información.

 

Recursos de tecnologías de la información y de la comunicación (TIC)

Un centro de información requiere de una infraestructura tecnológica con especificaciones mínimas para apoyar el desarrollo de sus funciones. Las puede observar en el siguiente cuadro.

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Si desea más información sobre recursos tecnológicos y otros aspectos relacionados con las tecnologías de la información, puede consultar el Módulo 4. Tecnologías de la información y de la comunicación.

 

Recursos virtuales: el sitio web del centro de información

El sitio web es el producto más visible del centro: permite dar a conocer sus productos y servicios; es el punto de encuentro e interacción con los/as usuarios/as y la imagen de la institución de la que forma parte el centro.

¿Quiere crear un sitio web para un centro de información? ¿Quiere saber cómo hacerlo? ¿Necesita una plantilla? Vaya al Módulo 3. Productos y servicios de información.


Recursos físicos: espacio y mobiliario

Un centro de información exige un espacio adecuado a sus necesidades y a los servicios que presta. Se sugiere un espacio físico mínimo de 60 m2. Esta superficie irá aumentando en función del crecimiento del centro. También se puede hacer el cálculo sobre la base de 15 m2 por persona, cifras que incluyen el espacio para el equipo y la colección (Sánchez, 1983).

En el siguiente cuadro podrá revisar cuáles son las áreas mínimas con las que debe contar un centro de información:

areas_centro_informacion

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importante

Recuerde siempre que:

El centro deberá tener en cuenta ciertas condiciones de seguridad y mantenimiento para garantizar su buen funcionamiento: por ejemplo, el aire acondicionado para el área de los servidores.

Además, deberá contar con normas de seguridad sobre incendios, terremotos y otro tipo de eventos o situaciones de emergencia que puedan ocurrir.

Asimismo, contará con medidas de seguridad de prevención de actos vandálicos.

Para más información, puede revisar “10 pasos para la continuidad de servicios del centro de información durante y después de una emergencia”.

 

Recursos financieros

Los recursos financieros permiten la creación, funcionamiento y sostenibilidad de un centro de información.

La institución que alberga el centro de información asigna a este un presupuesto determinado, en función de la planificación realizada. Asimismo, el centro de información puede obtener fondos adicionales presentando proyectos y candidaturas a concursos, entre otros. ¿Desea saber cómo? Revise la Unidad 4. Lineamientos para la formulación de proyectos de información.

A fin de planificar y controlar los recursos financieros, es necesario preparar un presupuesto.

 

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Presupuesto

El presupuesto es un plan de gastos para un período determinado de tiempo y permite llevar a cabo las actividades del centro de información.

Es un instrumento para:

  • La planificación: porque refleja la distribución de recursos.
  • El control: porque fija restricciones con respecto a inversiones y gastos.

 

Al elaborar el presupuesto, es conveniente tener en cuenta diversos aspectos. Puede observarlos en el siguiente cuadro.

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fase3_rojoFase 4. Elaboración del plan de trabajo

El resultado de la planificación se plasma en el plan de trabajo: refleja las actividades y los recursos necesarios para su ejecución. Tenga en cuenta que el plan de trabajo debe ir acompañado de un cronograma y un presupuesto.

 

fase3_rojoFase 5. Evaluación de los resultados

Es la etapa final del ciclo de la planificación. Durante esta fase se revisa el plan: ¿se han cumplido las metas y objetivos?

Recuerde que las metas y objetivos tienen que ir vinculadas a la misión del centro de información. El objetivo de la evaluación es elaborar recomendaciones que puedan ser utilizadas por la persona responsable del centro de información y por el resto del personal para mejorar el trabajo del centro.

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