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M贸dulo 1: Planificaci贸n del centro de informaci贸n

Unidad 2. Lineamientos para la planificaci贸n de un centro de informaci贸n

Fases de la planificaci贸n

驴Qu茅 es planificaci贸n?

concepto

Planificaci贸n

La planificaci贸n es un proceso continuo que establece los objetivos, las estrategias, las actividades y los recursos necesarios para el logro de los objetivos establecidos por la instituci贸n y/o el centro de informaci贸n.

驴Para qu茅 sirve la planificaci贸n?

La planificaci贸n sirve para:

  • mejorar la toma de decisiones orientadas a un mejor desempe帽o del centro;
  • dotar a la organizaci贸n de metas que se conviertan en fines;
  • establecer prioridades, concentr谩ndose en las fortalezas de la organizaci贸n y ayudando a tratar los problemas de cambios en el entorno externo e interno;
  • dise帽ar estrategias que se concreten en proyectos de actuaci贸n;
  • definir las actividades que deben realizarse, cu谩ndo hacerlas, qu茅 medios son necesarios y cu谩les est谩n disponibles;
  • garantizar y brindar sostenibilidad del centro de informaci贸n.


Al iniciar la planificaci贸n de un centro de informaci贸n, usted se puede encontrar con dos escenarios:

  • Tener que crear un nuevo centro de informaci贸n.
  • Tener que planificar las actividades de uno ya existente.

Tenga en cuenta que, en cualquiera de estos escenarios, el centro de informaci贸n es parte de una organizaci贸n (entorno interno) y de una sociedad determinada (entorno externo). A la hora de planificar, debe considerar estos aspectos.

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fase3_rojoFase 1. An谩lisis de la situaci贸n

En esta primera etapa debe evaluar el entorno externo e interno de la organizaci贸n que alberga o albergar谩 el centro de informaci贸n. De esta forma, usted podr谩 determinar sus puntos fuertes y d茅biles y sus oportunidades y amenazas. Puede hacerlo con un an谩lisis FODA聽(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).

factores_entorno_externo

factores_entorno_interno

fase3_rojoFase 2. Definici贸n de la visi贸n, misi贸n, objetivos y metas

concepto

Visi贸n

La visi贸n es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: c贸mo queremos vernos, como instituci贸n, en un futuro definido.

La declaraci贸n de la visi贸n debe responder a las siguientes preguntas:

  • 驴Qu茅 tratamos de conseguir?
  • 驴Cu谩les son nuestros valores?
  • 驴C贸mo produciremos resultados?
  • 驴C贸mo nos enfrentaremos al cambio?聽
  • 驴C贸mo conseguiremos ser competitivos?

concepto

Misi贸n

La misi贸n es una declaraci贸n, aprobada por la instituci贸n de la que depende el centro de informaci贸n, en la que se describen los objetivos generales de la organizaci贸n y su oferta de servicios y productos (Norma ISO 11620, "Informaci贸n y documentaci贸n: Indicadores de rendimiento bibliotecario鈥).

La misi贸n responde a las siguientes preguntas:

  • 驴Qui茅nes somos?
  • 驴Qu茅 nos hace diferentes?
  • 驴Cu谩les son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as?
  • 驴Cu谩l es nuestro 鈥減ara qu茅鈥?

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Los objetivos y las metas

Los objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de planificaci贸n del centro de informaci贸n y, posteriormente, nos ayudar谩n a la evaluaci贸n de sus resultados.

A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben:

  • apoyar la misi贸n del centro;
  • responder a las caracter铆sticas e informaci贸n sobre los/as usuarios/as;
  • considerar la cobertura o falta de recursos del centro de informaci贸n.
驴Por qu茅 son importantes los objetivos y las metas?

Los objetivos y las metas son importantes porque:

  • gu铆an la toma de decisiones de las personas encargadas de la planificaci贸n;
  • informan a los/as usuarios/as y al personal del centro sobre las actividades que se van a destacar;
  • ayudan al centro a conseguir sus prop贸sitos;聽
  • proveen una base para el desarrollo de las actividades y tareas.

concepto

Meta

Una meta es un prop贸sito general, amplio y a largo plazo que describe una condici贸n deseada o futura hacia la cual el centro de informaci贸n avanza durante los pr贸ximos tres o cinco a帽os. Se puede expresar desde el punto de vista del centro o del/de la usuario/a, debe estar en armon铆a con la misi贸n, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.

concepto

Objetivo

Un objetivo es un prop贸sito a corto plazo. Describe los resultados que deben conseguirse en un periodo de tiempo determinado. Debe ser medible, realizable en un tiempo limitado, y su enunciado debe comenzar con un verbo de acci贸n. Cumplir los objetivos ayuda al centro a alcanzar sus metas, roles y misi贸n.

fuente

Para que le resulte m谩s f谩cil de comprender, puede revisar el ejemplo de visi贸n, misi贸n y objetivos del CRID. Haga clic aqu铆.聽

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fase3_rojoFase 3. Identificaci贸n de actividades y determinaci贸n de recursos necesarios para la puesta en marcha de un centro de informaci贸n virtual

En esta etapa usted debe definir las actividades, asignar las tareas y determinar los recursos necesarios para conseguir las metas y los objetivos establecidos.

Revisar este ejemplo de actividades identificadas por el CRID puede serle de gran utilidad.


Recursos necesarios para la creaci贸n de un centro de informaci贸n

Al crear un centro de informaci贸n, tenga en cuenta cu谩les son los recursos b谩sicos:

Recursos de informaci贸n

Son las fuentes de informaci贸n y los materiales que el centro pone a disposici贸n de los/as usuarios/as. Para saber m谩s, vea el M贸dulo 2. Gesti贸n de la informaci贸n.

Recursos humanos

A continuaci贸n encontrar谩 la conformaci贸n del equipo del centro de informaci贸n. Tome en consideraci贸n que una sola persona puede asumir varios roles.

recursos_humanos_internos_externos


Es importante saber cu谩les son los requisitos y funciones de cada puesto. Aqu铆 los puede consultar.

Si, adem谩s, quiere tener m谩s informaci贸n sobre la evaluaci贸n de los recursos humanos del centro, vaya a la Unidad 3. La evaluaci贸n del centro de informaci贸n.

Recursos de tecnolog铆as de la informaci贸n y de la comunicaci贸n (TIC)

Un centro de informaci贸n requiere de una infraestructura tecnol贸gica con especificaciones m铆nimas para apoyar el desarrollo de sus funciones. Las puede observar en el siguiente cuadro.

recursos_tecnologicos_necesarios_centro_informacion


Si desea m谩s informaci贸n sobre recursos tecnol贸gicos y otros aspectos relacionados con las tecnolog铆as de la informaci贸n, puede consultar el M贸dulo 4. Tecnolog铆as de la informaci贸n y de la comunicaci贸n.

Recursos virtuales: el sitio web del centro de informaci贸n

El sitio web es el producto m谩s visible del centro: permite dar a conocer sus productos y servicios; es el punto de encuentro e interacci贸n con los/as usuarios/as y la imagen de la instituci贸n de la que forma parte el centro.

驴Quiere crear un sitio web para un centro de informaci贸n? 驴Quiere saber c贸mo hacerlo? 驴Necesita una plantilla? Vaya al M贸dulo 3. Productos y servicios de informaci贸n.


Recursos f铆sicos: espacio y mobiliario

Un centro de informaci贸n exige un espacio adecuado a sus necesidades y a los servicios que presta. Se sugiere un espacio f铆sico m铆nimo de 60 m2. Esta superficie ir谩 aumentando en funci贸n del crecimiento del centro. Tambi茅n se puede hacer el c谩lculo sobre la base de 15 m2 por persona, cifras que incluyen el espacio para el equipo y la colecci贸n (S谩nchez, 1983).

En el siguiente cuadro podr谩 revisar cu谩les son las 谩reas m铆nimas con las que debe contar un centro de informaci贸n:

areas_centro_informacion

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importante

Recuerde siempre que:

El centro deber谩 tener en cuenta ciertas condiciones de seguridad y mantenimiento para garantizar su buen funcionamiento: por ejemplo, el aire acondicionado para el 谩rea de los servidores.

Adem谩s, deber谩 contar con normas de seguridad sobre incendios, terremotos y otro tipo de eventos o situaciones de emergencia que puedan ocurrir.

Asimismo, contar谩 con medidas de seguridad de prevenci贸n de actos vand谩licos.

Para m谩s informaci贸n, puede revisar 鈥10 pasos para la continuidad de servicios del centro de informaci贸n durante y despu茅s de una emergencia鈥.

Recursos financieros

Los recursos financieros permiten la creaci贸n, funcionamiento y sostenibilidad de un centro de informaci贸n.

La instituci贸n que alberga el centro de informaci贸n asigna a este un presupuesto determinado, en funci贸n de la planificaci贸n realizada. Asimismo, el centro de informaci贸n puede obtener fondos adicionales presentando proyectos y candidaturas a concursos, entre otros. 驴Desea saber c贸mo? Revise la Unidad 4. Lineamientos para la formulaci贸n de proyectos de informaci贸n.

A fin de planificar y controlar los recursos financieros, es necesario preparar un presupuesto.

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Presupuesto

El presupuesto es un plan de gastos para un per铆odo determinado de tiempo y permite llevar a cabo las actividades del centro de informaci贸n.

Es un instrumento para:

  • La planificaci贸n: porque refleja la distribuci贸n de recursos.
  • El control: porque fija restricciones con respecto a inversiones y gastos.

Al elaborar el presupuesto, es conveniente tener en cuenta diversos aspectos. Puede observarlos en el siguiente cuadro.

aspectos_elaborar_presupuesto

fase3_rojoFase 4. Elaboraci贸n del plan de trabajo

El resultado de la planificaci贸n se plasma en el plan de trabajo: refleja las actividades y los recursos necesarios para su ejecuci贸n. Tenga en cuenta que el plan de trabajo debe ir acompa帽ado de un cronograma y un presupuesto.

fase3_rojoFase 5. Evaluaci贸n de los resultados

Es la etapa final del ciclo de la planificaci贸n. Durante esta fase se revisa el plan: 驴se han cumplido las metas y objetivos?

Recuerde que las metas y objetivos tienen que ir vinculadas a la misi贸n del centro de informaci贸n. El objetivo de la evaluaci贸n es elaborar recomendaciones que puedan ser utilizadas por la persona responsable del centro de informaci贸n y por el resto del personal para mejorar el trabajo del centro.

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